Software de gestión de eventos. Desde la primera proforma al último pago.
Úsela para gestionar matrimonios, seminarios, eventos sociales y corporativos. Hecho en Ecuador.
Úsela para gestionar matrimonios, seminarios, eventos sociales y corporativos. Hecho en Ecuador.
La operación de su establecimiento de eventos ocurre en varios programas desperdigados y en la cabeza de varios miembros del equipo. Hay semanas en las que todo fluye sin inconvenientes. Pero conforme su establecimiento crece, las pequeñas discrepancias se vuelven un dolor de cabeza, y cada evento se vuelve un laberinto. ¿Estamos seguros de que ese salón no está ocupado? ¿Estamos seguros de que la liquidación refleja todos los cambios de último minuto? ¿Cuál es el archivo correcto de la Hoja de Función? ¿En qué computadora está?
Esté donde esté, puede acceder a Paperwork, y cada cosa estará en su lugar.
Añada un evento del calendario y obtendrá una página dedicada. Este es el nodo central de Paperwork: se crea durante la prospección, y luego crece orgánica y organizadamente. Todo está allí.
Cada evento contiene su ficha informativa con el saldo al corte; las proformas y hojas de función; documentos automatizados; pagos, archivos, degustaciones.
Una vez confirmado y conforme la fecha se acerca, esta página irá enriqueciéndose con información de pagos, decisiones del cliente y fechas de pago. Pulse cada pestaña y acceda a la información que necesite.
La proforma, el contrato, la hoja de función, y todos los otros documentos se generan dinámicamente y se formatean como PDFs, listos para enviarse al cliente, a cocina, o a quien lo necesite.
El saldo no se escribe: se calcula. Y el evento que no cuadra no espera al cierre del año — queda en Por conciliar hasta que alguien lo revise.
Use Paperwork para ambas etapas: preparar la degustación y luego registrar las decisiones de cada pareja, que se verán reflejadas en la Hoja de Función.
No hay necesidad de hurgar en hilos de conversación o en carpetas en el escritorio: haga uso de la pestaña de Archivos y sabrá dónde constan los archivos finales, sea el contrato firmado, una foto del bordado de la mantelería que escogió el cliente, o la decoración de un plato específico.
Dado que la cotizadora está conectada a su Catálogo actualizado, armar proformas se vuelve sencillo. Duplíquelas y adjunte variaciones cuando oferte variaciones, o registre upsells durante el día del evento, o modifique el descuento de un solo ítem para una sola proforma.
Todos los detalles para quienes lo harán realidad. Configure diferentes tipos de Hojas de Función para diferentes ocasiones, y especifique todas las observaciones pertinentes para proveedores, planners y cocineros. A su vez, programe el itinerario con horas, cantidades y circunstancias excepcionales. Una vez haya conectado sus paquetes, menús y platos al Catálogo, completar las Hojas de Función también se volverá un proceso de pocos minutos.
La Hostería Caballo Campana, en Cuenca, opera sus eventos con Paperwork desde hace cuatro años. Mediante el sistema, han generado más de 4.000 proformas y han llevado a cabo más de 700 eventos.
«Me da orden. Me da control. Todo queda anotado. Y es súper fácil.»
No solo se trata de la operación del día a día: cuando Paperwork mejor muestra sus cualidades es cuando pasa un par de meses y caemos en cuenta que absolutamente todo está registrado en un mismo lugar: sin darnos cuenta, hemos llenado un directorio de clientes, un catálogo exhaustivo y el pulso financiero de nuestro negocio. Ya que ahora sí contamos con la data, podemos imprimir reportes, o averiguar qué eventos quedan por cobrar, o el desempeño de cada vendedor.
Adéntrese gradualmente. Paperwork le será útil desde el primer día; la clave es que siga siendo sencilla de usar años después, y que siga creciendo con usted.
El Directorio guarda cada cliente con su historial de eventos y su antigüedad. Ordénelo por quién trae más eventos, o búsquelos por el atributo que se acuerde.
Cada paquete se arma de menús, y cada menú de platos del Catálogo. En los eventos que así lo requieran, puede agendar una degustación y registrar tanto sus preparativos como las decisiones finales para el día de la boda.
Sencilla y elegante, pero tan flexible como necesite.
Acaso requiera que sus Hojas de Función se adhieran a campos totalmente distintos, según la ocasión: Paperwork se lo permite.
Hemos revisado y debemos cambiar las cláusulas del contrato: Paperwork se lo permite.
Paperwork es asombrosamente rápida: de pronto, sus sesiones constarán de visitas a diez, veinte páginas, una después de otra. ¿Pero cómo regresar a donde estábamos hace un par de minutos? Pulse Ctrl+K y elija la opción de la lista o salte a la página que necesita después de teclear media palabra. Es un menú, es un buscador y es también como teletransportarse.
Cuesta USD $90 al mes, más impuestos.
¿Le queda una duda? Escríbame por WhatsApp; suelo contestar el mismo día.
Escríbame por WhatsAppLos cargamos juntos: usted entrega sus salones, sus paquetes y sus tarifas; los eventos los registra su equipo desde el primer día.
Paperwork permite importar y exportar data mediante Excel.
Completamente suyos. Aunque corre en la nube, cada instancia de Paperwork cuenta con una base de datos dedicada: es físicamente imposible que otro usuario pueda acceder a ella.
Una computadora con internet. Es un programa pensado primordialmente para una laptop o escritorio de la oficina, pero funciona también desde el celular. Cuenta con su propia instancia en la nube: nada que instalar.
Ninguno. Puede añadir más personal o salones desde la pestaña en Configuración: la tarifa sigue siendo la misma.
Escríbame por correo o por WhatsApp; suelo contestar el mismo día.
¿Cree que Paperwork puede adaptarse a su negocio? Cuéntemelo.
La demo se abre con invitación: la solicita aquí y yo mismo le envío las credenciales.
